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GED

Gestion Électronique des Documents

La Gestion électronique des documents (GED) est une solution permettant de dématérialiser, organiser, stocker et partager les documents de votre entreprise de manière sécurisée et efficace. Grâce à des outils avancés, la GED facilite l’accès à l’information et optimise les processus internes liés à la gestion documentaire.

Bénéfices attendus

  • Anticiper la réforme de la facturation électronique, en mettant en place un système centralisé et dématérialisé de vos documents comptables, interconnectable avec les futures PDP.

  • Bénéficier d’une gestion documentaire efficace pour retrouver rapidement les informations essentielles, en évitant les pertes de temps liées à la recherche de documents dispersés, dupliqués ou obsolètes.

  • Optimiser la gestion de vos contrats clients, en ayant un suivi général simplifié et en étant alerter automatiquement avant les diverses échéances (date visites, fin de contrat, …)

  • Bénéficier d’une solution évolutive et adaptée pour toujours répondre à vos futurs besoins (gestion du stock, formulaires d’intervention sur tablette, coffre-fort pour bulletins de salaires, …) et évolutions réglementaires.

  • Bénéficier d’un support expert et réactif, force de propositions et optimisations.

  • Sécuriser vos données en maîtrisant les droits d’accès et automatisant les sauvegardes.

En répondant à ces besoins, vous pourrez vous concentrer pleinement sur l’essentiel : l’amélioration de votre productivité et efficacité, tout en simplifiant et optimisant vos processus internes.

Caractéristiques

  • Origine Française : Logiciel développé en France, garantissant conformité et réactivité.
  • Sécurité des Sources : Sources du logiciel sécurisées sur le territoire français (déposées à l’APP, Agence pour la Protection des Programmes), assurant la pérennité et l’accessibilité en cas de besoin.
  • Clients et Réseau : Utilisé par plus de 1500 clients et soutenu par un réseau de 15 distributeurs experts.
  • Interlocuteur/Support :
    • unique (connaissance du dossier de A à Z),
    • compétent (plus de 15 ans d’expérience),
    • réactif (intervention dans l’heure ou, au pire, la demi-journée),
    • proche (basé à Montpellier)
    • et bien accompagné (collaborateur, éditeur et autres distributeurs mobilisables en renfort si nécessaire).
  • Flexibilité d’Utilisation : Minimum 2 utilisateurs simultanés avec possibilité d’en rajouter, sans restriction sur le nombre ou le type de modules déployés.
  • Gestion des Habilitations : Système de gestion fine des habilitations pour un contrôle d’accès sécurisé et personnalisé.
  • Compatibilité Web et Mobile : Accessible 100% via web, compatible avec tous les navigateurs et dispositifs mobiles.
  • Multiplateforme : Installation possible sur divers types de serveurs (physiques, virtuels, en ligne ou SAAS).
  • Base de Données et Langage : Utilisation de MariaDb pour la base de données et Python pour les traitements et scripts spécifiques, offrant puissance et flexibilité.
  • Acquisition et Indexation : Plusieurs méthodes d’acquisition des documents (bouton copieur, glisser-déposer, mail, FTP, etc.), avec indexation manuelle, automatique, ou semi-automatique.
  • Recherche et Archivage : Recherche avancée « plein texte » grâce à l’OCR recherche par filtres/tris sur les données et archivage sécurisé et pérenne des documents dans différents formats (PDF 1.4, PDF/A).
  • Intégration et Automatisation : Compatibilité avec une grande variété de formats de documents et fichiers, automatisation possible et facilité d’exportation.
  • Formulaires sur Mesure : Création de formulaires personnalisés via Symfony pour une intégration fluide avec la GED.
  • Portail documentaire : Mise en place facilitée et personnalisée d’un portail de consultation des documents.
  • Accès à l’ensemble de vos collaborateurs, de manière sécurisée et contrôlée dans le réseau local (bureaux) ou à l’extérieur (domicile, déplacements), à partir d’un simple navigateur internet.
  • Solution :
    • sur mesure : « boite à outils » extrêmement paramétrable.
    • évolutive : possibilité de mettre en place de nouveaux modules (pas de limite) ou d’adapter ceux existants, à postériori.
    • parfaitement intégrée dans votre système d’information : liens et connexions possibles avec vos autres applications.
  • Traçabilité et Conformité : Suivi complet des actions effectuées sur les documents et conformité aux normes actuelles (RGPD, piste d’audit fiable, etc.) et futures (facturation électronique 2026-2027).
  • Evolutions et Extensions : Mise à disposition régulière de nouvelles fonctionnalités et possibilité d’interconnexion avec d’autres applications et solutions partenaires (Chorus Pro, coffres-forts électroniques pour les bulletins de paie, mails tracés, SAE, contractualisation en ligne, signature avancée…).
  • Workflow et Collaboratif : Système de workflow pour les circuits de validation et fonctionnalités collaboratives (notes, tampons, bannettes, etc.) pour améliorer l’efficacité et la coopération.

Notre offre de base

Contrat de
maintenance GED

Une solution complète et essentielle

Souscrire à notre contrat de maintenance est indispensable pour assurer le bon fonctionnement et la longévité de votre solution de gestion électronique des documents (GED).

Grâce à notre accompagnement global, vous bénéficiez d’une prise en charge efficace et sereine :

  • Résolution des incidents et dysfonctionnements, pour un système toujours opérationnel.

  • Assistance et accompagnement dans l’utilisation quotidienne de votre solution GED.

  • Évolutions incluses, avec l’accès aux mises à jour mineures, majeures et aux nouvelles versions sans frais supplémentaires.

  • Sécurité contractuelle grâce à un accord tripartite (éditeur, distributeur, client), garantissant une continuité en cas de défaillance d’une des parties prenantes.

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